Det å finne de rette ansatte er ikke så enkelt. Det er ofte overveldende med søknader, og hvordan skal du egentlig finne ut hvordan en person er gjennom et kort intervju?
Når man driver en liten virksomhet, er det ikke alltid like lett å finne tid til selve ansettelsesprosessen. Samtidig kan en god ansettelse gjøre en stor forskjell – både for deg, de andre ansatte og kundene. Vi har sett flere eksempler på at det kan gå skikkelig galt, så her er noen enkle råd på veien.
Finn ut hva du egentlig trenger
Trenger du noen som kan jobbe et par kvelder i uken? En ekstra person på lørdager? Noen som kan jobbe mye i november og desember? Eller har du egentlig behov for en fast medarbeider?
Det er bedre å være tydelig fra starten enn å ende opp med en løsning som ikke passer verken virksomheten eller den du ansetter.
Fortell hvordan det faktisk er å jobbe hos dere
En stillingsannonse trenger ikke høres ut som den er skrevet av et rekrutteringsbyrå. Fortell heller litt om hvem dere er, hva medarbeideren skal gjøre og hvordan en vanlig arbeidsdag kan se ut. Er det høyt tempo? Mye kundekontakt? Jobber man alene deler av dagen? Er dere et lite team hvor alle hjelper til med litt av hvert?
For mange som søker jobb i butikk og servering, er arbeidsmiljøet minst like viktig som selve stillingen. Og husk å være tydelig på arbeidstid, stillingsomfang og lønn.
Intervju handler om mer enn god kjemi
Det er lett å like en person som er hyggelig og prater godt i et intervju. Men prøv også å finne ut hvordan kandidaten vil fungere når det virkelig gjelder.
Spør for eksempel:
«Hva gjør du hvis tre kunder står i kø samtidig som telefonen ringer?»
Eller:
«Fortell om en gang du måtte håndtere en vanskelig kunde.»
Konkrete spørsmål gir ofte et bedre bilde enn bare å spørre om kandidaten er «serviceinnstilt». Husk at du også skal selge inn jobben
Et jobbintervju går begge veier.
Den som søker, vurderer også deg som arbeidsgiver. Hvor forutsigbare er vaktene? Hvordan er arbeidsmiljøet? Hvor travelt er det? Får man ordentlig opplæring? Hvordan er det å jobbe hos akkurat dere?
Små virksomheter på Grünerløkka har faktisk en fordel her: Dere kan tilby noe mange større arbeidsplasser ikke kan – et lite team, kort vei mellom medarbeidere og ledelse, variasjon i arbeidsdagen og muligheten til å bli en viktig del av en lokal virksomhet. Det er verdt å fortelle om!
Sjekk referanser!
Det kan være fristende å droppe referansesjekken når man trenger folk raskt. Vi mener dette er noe av det aller viktigste du kan gjøre. Vi anbefaler alltid å ringe 2 referanser – helst 3, særlig om det er en viktig rolle som skal fyller. Det er her du kan få frem informasjon du ikke får gjennom CV og intervju, og danne deg et bilde av kandidaten fra en annen vinkel.
Still konkrete spørsmål om arbeidsinnsats, pålitelighet, samarbeid, ansvar og hvordan kandidaten fungerer når det er travelt. Ikke bare spør om referansen «kan anbefale» personen.
Og lytt til det som ikke blir sagt. En referanse som er svært forsiktig eller vag i svarene, kan også gi deg informasjon.
Enkelte ganger du kan ha særlige grunner til å kontakte kandidatens forrige arbeidsgiver, selv om de ikke er oppgitt som referanse. Dette er ikke regulert i arbeidsmiljøloven. Det er altså ingen lover som sier noe om at dette ikke er lov.
Forslag til spørsmål når du ringer referanser
Dette er ingen fasit, men vel utprøvde spørsmål. Velg de som er relevante for stillingen, og legg gjerne til spørsmål om spesifikk fagkunnskap eller arbeidsoppgaver. Avtal gjerne samtalen på forhånd. Det er ofte bedre å sette av litt tid enn å ta referansen på sparket.
Start intervjuet med en kort introduksjon som forklarer formålet med referanseintervjuet.
- Hvilken arbeidsmessig tilknytning hadde du til kandidaten, og hvor lenge?
- Hvordan vil du beskrive måten kandidaten løste arbeidsoppgavene sine på?
- Hvilke arbeidsoppgaver løste kandidaten best? Var det noe kandidaten hadde større utfordringer med?
- Hva vil du trekke frem som kandidatens sterkeste sider som arbeidstaker?
- Hva vil du si er kandidatens sterkeste personlige egenskaper i jobbsammenheng?
- Hvordan var kandidatens pålitelighet, fremtreden og ordenssans?
- Hvordan håndterte kandidaten press eller stressende situasjoner?
- Hvordan fungerte kandidaten sammen med ledere og kolleger?
- Hvordan fungerte kandidaten med kunder eller andre personer utenfor virksomheten?
- Var det noen konflikter eller utfordringer knyttet til kandidaten? Hvordan ble de i så fall håndtert?
- Ville du ansatt kandidaten igjen?
- Er det noe annet du mener det er viktig for en ny arbeidsgiver å vite?
- Hvordan kandidaten motiveres og ledes?
- Hvilket forhold har du til referansen i dag (har de fortsatt kontakt og på hvilken måte)?
Still gjerne oppfølgingsspørsmål underveis:
«Kan du gi et eksempel på det?»
«Hva mener du med det?»
«Hva tror du var grunnen til at det skjedde?»
«Hvordan fungerte kandidaten i en slik situasjon?»
Det er ofte oppfølgingsspørsmålene som gir de mest interessante svarene.
Og når den nye medarbeideren begynner …
En god ansettelse handler ikke bare om å finne riktig person. Den handler også om å få den nye medarbeideren til å fungere godt i jobben.
Lag en enkel plan for de første dagene. Gå gjennom rutiner, kasse- og betalingssystemer, åpning og stenging, HMS, kundebehandling og hvem den nye medarbeideren skal spørre når det oppstår problemer.
Det er ofte den lille ekstra innsatsen i starten som gjør at en ny medarbeider raskere blir trygg og selvstendig.
Prøvetiden er viktig
Du kan aldri vite helt sikkert hvordan en person vil fungere i jobben før vedkommende faktisk har begynt. Derfor kan prøvetid være nyttig – både for arbeidsgiver og arbeidstaker.
Dersom dere skal ha prøvetid, må den avtales skriftlig i arbeidsavtalen. Bruk prøvetiden aktivt. Hvis du er usikker på om ansettelsen fungerer, bør du ta en samtale med medarbeideren tidlig. Vær tydelig på hva som ikke fungerer og hva du forventer skal bli bedre.
Gjør ikke samtalene deg sikrere på at dette er riktig person, bør du vurdere om arbeidsforholdet skal avsluttes innenfor reglene som gjelder for prøvetid. Vi legger ofte for mye følelser i dette. Men en feilansettelse kan få ganske store konsekvenser for en liten bedrift. Det går ikke bare ut over deg, men også de andre ansatte.
Få papirene på plass
Selv om det bare er snakk om noen vakter i uken, skal den ansatte ha en skriftlig arbeidsavtale.
Avtalen skal blant annet beskrive lønn, arbeidstid, stillingsomfang og andre sentrale vilkår. Har du avtalt prøvetid, skal dette også stå i avtalen.
Det kan være fristende å tenke «vi ordner kontrakten når personen har kommet i gang». Det er en dårlig idé. Få papirene på plass fra starten.
Les mer: Arbeidstilsynet – Ansettelse og arbeidsavtale · Arbeidstilsynet – Arbeidsavtale · NAV – For arbeidsgivere
